Десять важных факторов сдаче бухгалтерской отчетности через Интернет

Налоговые органы сегодня постепенно переводят компании на составление бухгалтерской отчетности по электронным каналам. При этом имеются в виду организации, где работает более ста человек. Малый бизнес со своими отчетами не столь интересен для налоговиков. Известно, что основная часть московских бухгалтеров, которые ведут бухучёт организации, уже привыкли работать по этой системе. Поначалу некоторые сопротивлялись «электронной» документации, но постепенно привыкли и нашли в ней ряд преимуществ. Мы обратились к специалистам бухгалтерского дела и к тем, кто обслуживает «Интернет-бухгалтерию», и получили ответы на самые важные вопросы, которые часто вызывает Интернет-отчетность.

10 ключевых факторов мы поделили на три категории - «положительные», «спорные» и «отрицательные». Начать хочется с позитивных моментов. Итак, что нужно знать налогоплательщику об электронной системе отчетности?

1. По электронным каналам связи можно переслать, множество документов. Например, бухгалтерскую финансовую отчётность, анализ бухгалтерского баланса, которые выдает при необходимости любая бухгалтерская программа.

Главное, чтобы программа позволяла делать выгрузку и оформление бухгалтерской отчетности предприятий в формате, утвержденном ФНС России. Вы можете уточнить, насколько корректен данный формат у поставщика вашей бухгалтерской программы. Как показывает практика, весь софт, который легально продается, обязан соответствовать требованиям ФНС России. Поэтому проблем быть не должно.

2. Новые формы отчетности - не забота бухгалтера.

Введение новых деклараций, соответственно - новых электронных форм отчетности должно беспокоить не Вас, а посредника - специализированного оператора связи, который производит бухгалтерское обслуживание организаций. Он обязан проинформировать, каким образом клиент может получать обновления - скачать их с сайта или приехать в офис. Это бесплатная услуга (то есть она входит в основной пакет). Наиболее продвинутые операторы связи, которые осуществляют бухгалтерское сопровождение и обслуживание предприятий, делают эти обновления автоматически. В этом случае бухгалтерам вообще не нужно лишний раз беспокоиться.

Безусловно, это явное преимущество сдачи бухгалтерской отчетности компании через операторов интернета, которые обслуживают фирму. Ведь Минфин России меняет формы налоговых деклараций и расчетов по авансовым платежам с завидной регулярностью. И особенно чиновники любят вводить новшества перед моментом сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в налоговую инспекцию. В итоге получается нонсенс, когда некоторые бухгалтеры приносят отчеты на старых бланках, а инспекторы отказываются принимать эти документы. Вот почему поддержка операторов в процессе внедрения новых форм бланков будет весьма кстати.

3. Конфиденциальность гарантирована. Вы можете не беспокоиться за секретные сведения о налогах и доходах предприятий: операторы связи не могут получить доступ к финансовой бухгалтерской отчётности организации или и к анализу ее бухгалтерского баланса.

Интернет-провайдеры используют специальные технологии, которые позволяют только получателям (в данном случае налоговой инспекции) расшифровывать бухгалтерскую отчетность индивидуального предпринимателя или ООО.

Вот как говорит об этом представитель одного из операторов связи:

- Мы не имеем права получать доступ к отчетности своих клиентов. Перед тем, как отправить документы, программа автоматически шифрует их, используя особые средства защиты, которые сертифицированы ФСБ России. Фактически открыть отчетность может только налоговый инспектор. Если же в процессе передачи данных с документами будут проблемы, например, кто-то попытается их "вскрыть", об этом сразу станет известно всем – и инспекции и бухгалтеру, который ведёт все бухгалтерские операции в организации.

4. Операторы связи, ведущие бухгалтерское сопровождение компании, отслеживают точное время отправки отчетности.

Следует подчеркнуть, что не налоговый инспектор, а именно оператор связи фиксирует время отправки отчётности. Будь это отчетность коммерческих или бюджетных организаций, правило для всех едино. Это отмечено в пункте 4, разделе 2 Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Данный документ утвержден приказом МНС России от 2 апреля 2002г. №БГ-3-332/169. Этот момент особенно актуален в случае, когда отчетность сдается в последний день месяца, особенно если это сдача годовой бухгалтерской отчётности. Обратите внимание на такой нюанс: оператор связи, предоставляющий качественные услуги бухгалтерского сопровождения, – лицо нейтральное. А налоговики нередко слишком поздно отправляют квитанцию - подтверждение приема отчетности от бухгалтера, ведущего бухучет. Это становится поводом для штрафа за срыв сроков.

Но даже если нечто подобное произошло, современные средства коммуникации – на вашей стороне. Операторы связи, ведущие комплексное бухгалтерское обслуживание, могут защитить своего клиента в суде, представив подтверждение о своевременной отправке документов. Есть ряд подобных примеров в арбитражной практике: постановление ФАС Северо- Кавказского округа от 19 июля 2007 г., постановление ФАС Западного- Сибирского округа от октября 2007г.. постановление ФАС Московского округа от 9 ноября 2007г.

5. При сдаче через Интернет любой отчетности (внешняя бухгалтерская отчётность или упрощённая бухгалтерская отчётность, квартальный баланс или сдача годовой отчетности) компания может оперативно получить выписку по лицевым счетам.

Есть и еще одно новшество: УФНС России по Москве дает возможность компаниям получить онлайн-доступ к лицевым счетам. Подобный метод внедряется также в Московской области.

Во всех остальных регионах пока действует технология оффлайн-выписки, которая производится намного медленнее. При этом налогоплательщик по интернету направляет запрос в инспекцию и только в течение 3-10 дней получает выписку по лицевым счетам.

Десятки тысяч московских организаций активно пользуются онлайн-доступом к информации по лицевым счетам. Это помогает бухгалтерам, которые ведут бухучёт, оперативно проверять все документы, выясняя, нет ли ошибок или расхождений с данными налоговиков. Если нужно, всегда можно сделать срочную сверку. Более того, сейчас разрабатывается вариант проведения сверки в режиме онлайн. Планируется ввести в будущем массу дополнительных услуг: электронные запросы на выдачу налоговыми органами.

6. Архивные данные. Бухгалтеры, ответственные за бухучет, теперь могут по Интернету уточнить любые данные от отчетным документам за прошлые периоды. Даже за те, когда компания еще не была подключена к электронной программе обслуживания.

Только имейте в виду важный нюанс. В этом случае декларация должна быть представлена в формате, который актуален для того периода, к которому относится «уточненка». Поэтому перед отправкой проверьте все формы документов, а лучше всего проконсультироваться со специалистами своего оператора связи.

7. Через операторов связи, которые ведут бухгалтерское сопровождение предпринимателя, любую отчетность можно сдавать не только в налоговую инспекцию, и в ПФР. Помимо ФНС, еще одно ведомство – ФСС РФ – постепенно переходит на электронную форму работы с документами.

8. Бухгалтеры, составляющие отчётность, могут не знать о некоторых неточностях и ошибках, которые отметил бы инспектор при личном общении.

В этом существенный минус новой технологии. Программа сдачи бухгалтерской отчётности через Интернет отмечает только технические ошибки. Например, она подскажет, если налогоплательщик не скачал нужные обновления или некорректно что-то заполнил. Но компьютер не увидит другие неточности. Скажем, если в декларации вместо «первичной» отчетности ошибочно написали «корректирующая». Такую ошибку программа не выявит. Если бухгалтер исправит неточность слишком поздно, налоговики могут попытаться оштрафовать предприятие за несвоевременное представление бухгалтерской отчетности. И тогда свою правоту, вероятнее всего, придется отстаивать в суде. К счастью, в таких случаях поддерживают налогоплательщика. Подобный случай описан, к примеру, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 июня 2006г.

9. Не слишком удобно, что нужно платить отдельно за каждый вызов технического специалиста интернет-провайдера в офис. Чаще всего пользователи вызывают специалиста из отдела бухгалтерского обслуживания к себе в офис только при установке программы. Некоторые операторы связи параллельно проводят экспресс-курс обучения работе с системой – непосредственно рабочем месте бухгалтера. Безусловно, это удобно. Только нужно иметь в виду, что порой цена такой услуги аналогична сумме за годовое абонентское обслуживание, то есть стоимости пересылки всей отчетности в течение года. Бывают случаи, когда выезд специалиста уже входит в стоимость установки. Но это редкое исключение из общего правила.

10. Не стоит откладывать до последнего дня или тем более часа предоставление бухгалтерской отчётности компании. Но при онлайн работе у вас есть фора. По требованиям законодательства отправлять отчетность по Интернету можно до полуночи последнего дня сдачи. И все же лучше не ждать последнего момента. Лучше всего делать заранее такую сложную работу, как составление бухгалтерского баланса, бухгалтерской отчётности ООО, бухгалтерской отчётности ЗАО, бухгалтерской отчётности страховых компаний. Тем более если речь идет о составлении годовой бухгалтерской отчётности.

Но есть три сложных момента, на которые стоит обратить особое внимание. Во-первых, в последний день сервер слишком нагружен, и декларация может долго не отправляться.

Во-вторых, при возникновении проблем (например, слишком затянулась отправка декларации) трудно будет дозвониться до Call- центра – в такой горячий момент все линии могут оказаться заняты.

А в-третьих, налоговики крайне не любят принимать много документов в последний день. Нередки случаи, когда они высылают квитанцию о приеме налоговой декларации слишком поздно. И потом вполне могут заявить, что виноват налогоплательщик, который вовремя не представил отчетность.

Подобные претензии совершенно неправомерны, ведь время отправки отчета фиксирует оператор связи, осуществляющий бухгалтерское обслуживание компании, а не налоговый инспектор. Подтверждает это правило пункт 4 раздел 2 «Порядки представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (утвержден приказом МНС России 2 апреля 2002г. №БГ-3-32/169). Минфин России подтвердил данное правило в письме от 24 апреля 2006г.№-03-02-07/1-106. Но у налоговиков свои требования. Достаточно жесткие. Чтобы не вступать в долгие споры и не трепать свои нервы, лучше готовьте и высылайте отчетность пораньше.